Kostenefficiënte en juridisch duurzame oplossingen zijn het sluitstuk van alles
wat je doet binnen HR

Je loonkost optimaliseren kan je op twee manieren doen:

(1) door de financiële middelen te alloceren daar waar het zin heeft (effectiviteit), en

(2) door de middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten, bijvoorbeeld door het verhogen van de kost/netto-ratio van de loonkost (efficiëntie).

De effectiviteit gaat over hoe je jouw mensen kan motiveren om maximaal bij te dragen aan het behalen van de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Het luik effectiviteit zal dus bepalen of de investeringen in HR een positief rendement zullen opleveren.

Het luik efficiëntie zal bepalen hoe groot het positief rendement zal zijn.

Vooraleer je de loonkost optimaliseert, moet je inzicht krijgen in de loon- en tewerkstellingskost zoals die nu is.

Dat op zich is binnen heel wat ondernemingen een uitdaging. In vele gevallen wordt gewerkt met financiële, boekhoudkundige data.

Het probleem daarbij is dat die data weinig inzicht verschaft, behalve dan de globale of gemiddelde loonkost. En zelfs dan. Indirecte kosten (denk maar aan bedrijfswagens) worden in de boekhouding doorgaans niet als personeelskost gerapporteerd.

Wat ondernemingen nodig hebben, is geen globale kost en een gemiddelde kost per werknemer.

Er is nood aan een exacte kost per werknemer/functie.

Enkel op die manier kan je de timing van aanwerven plannen, adequate marges op de loonkost berekenen, personeelskosten cashflowmatig uitdrukken, ...

Van zodra je weet waarin je moet investeren en hoe jouw huidige loon- en tewerkstellingskost is samengesteld, kan je aan de slag met verhogen van de kost/netto-ratio van het loonpakket van jouw onderneming.

Daar zijn verschillende perspectieven mogelijk.

Het eerste perspectief is het verhogen van het nettoloon van de werknemers voor eenzelfde kost. Dat gebeurt vaak via voordelen in natura (salary packaging), waar cafetariaplannen een toepassing van vormen.

Het tweede perspectief is het verlagen van de loonkost voor eenzelfde netto. Dat is eerder het uitgangspunt bij het introduceren van nieuwe voordelen dan in het kader van bestaande voordelen.

Een van de instrumenten die het nettoloon van werknemers aanzienlijk kan verhogen, waarbij de kost (in principe) hetzelfde blijft, is het mobiliteitsbudget.

Werknemers die recht hebben op de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen, kunnen dat recht inruilen voor een mobiliteitsbudget.

De kost voor de werkgever wordt omgezet in een budget voor de werknemer dat kan gespendeerd worden binnen drie pijlers.

Pijler 1: een milieuvriendelijke bedrijfswagen
Pijler 2: duurzame mobiliteit en huisvesting
Pijler 3: saldo mobiliteitsbudget dat de werknemer cash ontvangt

De wetgever is bij het mobiliteitsbudget uitgegaan van de individuele werknemers, en niet van het globale loonbeleid van de werkgever. En dat zorgt voor heel wat uitdagingen voor werkgevers die het mobiliteitsbudget willen (en binnenkort moeten) invoeren.

Een ander instrument om de loonkost te optimaliseren, is het toekennen van een vergoeding voor de overdracht van auteursrechten.

Die vergoeding wordt fiscaal zeer gunstig wordt belast. In vele gevallen houden werknemers die ervoor in aanmerking komen 92,5% over van de kost aan werkgeverskant. Want sinds 1 januari 2024 is de vergoeding auteursrechten, onder bepaalde voorwaarden uiteraard, vrijgesteld van zowel werkgevers- als werknemersbijdragen voor RSZ.

Nu, niet elke functie komt daarvoor in aanmerking. Men moet namelijk auteursrechtelijk beschermde werken creëren. Daarbij kan men denken aan copywriters, content marketeers, fotografen, grafisch ontwerpers, ... Binnenkort zouden IT-functies die code schrijven, hier opnieuw onder vallen.

Nog een instrument om de loonkost te optimaliseren, is het invoeren van een cafetariaplan.

In de meeste gevallen gaat het om het inruilen van brutoloon (dat zwaarder belast wordt) voor voordelen in natura (die minder zwaar worden belast omwille van de lage forfaitaire waardering). Kortom: werkgever en werknemer onderhandelen een nieuw loonpakket.

Tal van cafetariaplannen laten de werknemer toe, binnen de krijtlijnen die de werkgever bepaalt en een gegeven budget, om de gewenste voordelen te kiezen. De administratieve kant wordt daarom vaak via software afgehandeld.

Of een cafetariaplan de oplossing is en of daar dan software voor nodig is (waar een recurrente kost aan vasthangt), is zeker niet altijd het geval.

Overweeg je een cafetariaplan, overleg dan zeker met een onafhankelijke partij.

Het juridische luik is zelden de oplossing op zich. Integendeel, doorgaans is het juridisch luik het sluitstuk waarbij de HR- en loonstrategie wordt geformaliseerd en geïmplementeerd binnen de onderneming.

De waarde van de juridische formalisering zit voornamelijk in de efficiëntie en duurzaamheid.

Het spreekt voor zich dat een degelijke juridische implementatie risico's uitsluit of reduceert.

Een juridische implementatie moet daarentegen ook toelaten dat het HR- en loonbeleid achteraf gemakkelijk kan bijgestuurd worden.

Tegelijkertijd moeten individuele en collectieve arbeidsovereenkomsten, policy's en dergelijke meer antwoorden bieden en geen overvloed aan vragen oproepen.